Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, le gouvernement français depuis le 1er janvier 2018 opter pour de nouvelles mesures. Ces décisions visent à limiter les problèmes de manquant dans les entreprises. Toutefois, plusieurs personnes confondent ce que dits réellement ces lois avec autres initiatives du point de vue technique. Est-ce obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
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La caisse enregistreuse : obligatoire ou non ?
En théorie, aucun texte juridique n’importe aux commerçants la nécessité d’avoir une caisse enregistreuse. Néanmoins, en avoir une, peut être très utile au regard des nombreux avantages qui en découlent. À défaut d’une caisse enregistreuse, cela signifie que toutes les transactions se font manuellement.
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Le comptable va donc devoir se contenter d’un carnet à souche et d’une calculatrice pour réaliser les factures et délivrer les tickets de caisse. En effet, il serait beaucoup plus difficile aux commerçants ayant beaucoup de clients de faire preuve de performance sans la caisse enregistreuse.
La certification : une obligation ?
Comme expliqué en dessus, la disposition d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Toutefois, si vous décidez d’en avoir la certification de cette dernière est incontournable. Sur ce, votre caisse enregistreuse doit impérativement répondre à ces 4 critères :
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- La sécurité ;
- L’inaltérabilité ;
- L’archive ;
- La conservation.
Avec une caisse enregistreuse, les données enregistrées ne peuvent plus être modifiées du système. Au cas où une opération doit être modifié ou annulé, il faudra prendre par l’ajout de lignes. Néanmoins, les informations initiales ne sont généralement pas changées. Grâce à ce logiciel, vous pouvez conserver vos données sur une longue période pendant 6 ans en plus en fonction du logiciel. Vous devez quand même des clôtures périodiques de caisse peu être tous les jours, les mois ou les ans en fonction de votre mode de fonctionnement. De même, vous devez conserver vos données d’une manière sécurisée. Une signature électronique est très utile à cet effet.
Les autres obligations du commerçant en matière d’encaissement
Bien que la disposition d’une caisse enregistreuse soit facultative, il existe quand même des obligations à respecter en matière d’encaissement. Au nombre de ces obligations, on peut la remise d’une note détaillée au client lorsque le paiement de ce dernier atteint 25 euros. De même, le client a aussi le droit de réclamer une facture même si son paiement est dessous de 25 euros.
Outre la délibération de la facture, la tenue d’un journal de caisse s’avère être nécessaire. Cela permet de recenser efficacement les sorties et les entrées d’argent en espèces. Toutes les ventes doivent être : notées de façon chronologique et soigneusement (la description de la transaction, numéro de pièce, la date, le montant HT, TTC et de TVA). Le respect de ces obligations est grandement, facilité pour les entreprises disposant d’une caisse enregistreuse.
